¿Cómo organizar exitosamente un evento deportivo?
¿Sientes pasión por la organización de eventos? Si la respuesta es afirmativa no debes olvidar aprender a realizar eventos deportivos, estos son mucho más que convocar a los deportistas a llegar a una meta, se trata de grandes reuniones que pueden traer beneficios turísticos, sociales y económicos ¡ahí radica la importancia de una buena organización! pues siempre te traerá buenos resultados.
Para organizar un evento deportivo requerimos de un comité organizador que nos ayude con las tareas, el número de personas por las que estará integrado se determinará con base en la magnitud de tu evento, si logras una logística impecable en tu equipo podrás tener todo perfectamente estructurado y como resultado obtendrás una buena ejecución de los tiempos, personas y lugares ¿te gustaría aprender mi proceso para realizar un evento deportivo exitoso? Pues no te pierdas este artículo ¡vamos!
¿Qué es un evento deportivo?
Primero que nada entendamos bien lo que es un evento deportivo, nos referimos de esta manera a las actividades de espectáculo en las que se fusionan dos importantes aspectos: competencia y festividad.
Estos se realizan con el propósito de salir de lo cotidiano, entretener, unir comunidades, estimular el consumo en diversos sectores de la población, entre otros fines socioculturales.
Algunas veces se tiende a encasillar a los eventos deportivos con dos o tres de los más comunes y nos perdemos de observar la amplia gama de posibilidades, como organizador de eventos esto te orilla a buscar información, mantenerte actualizado y ofrecer soluciones dependiendo de las necesidades específicas de cada cliente. Para seguir conociendo cómo llevar a cabo este tipo de eventos especializados de la mejor manera, no te pierdas de nuestros cursos y diplomados.
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Crea un equipo de trabajo exitoso
Existen factores tanto internos como externos que condicionan las características de los equipos de trabajo encargados de organizar eventos deportivos, es muy importante que cuentes con un grupo de personas a las que les puedas delegar ciertas tareas o actividades, mientras tu mantienes el control total del evento.
Cuando comienzas a estructurar tu evento deportivo debes seguir algunos pasos que te ayudarán a conocer las necesidades específicas en cada situación, debido a que no es lo mismo realizar un evento deportivo para fomentar la salud de la población a organizar una carrera para dar a conocer una nueva marca, patrocinador o producto.
Es por eso que debes conocer los 4 pasos clave para organizar a tu equipo de trabajo:
Primer paso: Organiza tu comité y área de ventas
Lo primero que debes determinar es el número de integrantes en tu comité de trabajo y los perfiles laborales que necesitas, para ello deberás tener en claro las áreas que requieres cubrir, así como la búsqueda de personal capacitado y de confianza, asegúrate de dejarles muy presente a todos los integrantes las implicaciones y seriedad que requiere cada evento.
Una de esas áreas más importantes es precisamente el área de ventas; los cuales se encargan de entrevistarse con los clientes para conocer sus requisitos sin dejar dudas o preguntas al aire, que más tarde puedan volverse problemas o contratiempos.
Segundo paso: Departamento legal
La segunda área importante que deberás contemplar es el departamento de procedimientos o procesos legales, aunque no todos los eventos lo requieren y su nombre puede sonar algo fuerte y complejo, es el área que estará encargada de gestionar todo tipo de permisos, documentos ante ciertas dependencias y solicitudes de apoyo para mantener la seguridad de los participantes, por ejemplo; en caso de requerir servicio médico para los mismos, entre algunas otras cosas.
Tercer paso: Área de operaciones
Otro departamento de gran importancia es el área de operaciones que a su vez puede tener varias subdivisiones dedicadas a diferentes detalles. Por ejemplo, el área de decoración y montaje, staff, contrataciones temporales, amenidades y recursos.
El número de subdivisiones se determina según las necesidades, si creemos que dos personas pueden con todo el trabajo, entonces no hará falta expandirnos, pero si estamos hablando de manejar la organización en diferentes lugares, requiriendo montaje de stands, patrocinadores, regalos a los asistentes o número de participantes, entonces tendrás que considerar a más personas que te apoyen.
Cuarto paso: Contacto con el cliente
Algo que también debemos considerar y estipular al momento de planificar un evento deportivo son las necesidades del cliente y la locación del evento, ambas cosas se pueden conocer mediante de la entrevista, sin embargo, será necesario corroborar la información conforme se avanza el proyecto, además asegúrate de estipular todo perfectamente en el contrato de prestación de servicios.
Para conocer otros pasos que debes seguir al organizar un evento deportivo, regístrate en nuestro Diplomado en Producción de Eventos Especializados y vuélvete un experto al 100% con ayuda de nuestros docentes y expertos.
Fases para realizar un evento deportivo
Las fases de un evento te garantizan un nivel de organización óptimo con el que puedes guiar a tu equipo de trabajo mientras cubres todos los requerimientos necesarios para tu cliente, cada fase cubre aspectos muy importantes que debes considerar.
Fase 1: Presentación del evento
En esta etapa se realiza un planteamiento general del evento, objetivos, público objetivo y visión, para ello debes programar juntas y reuniones en las que se diseñe la organización y estrategias.
Fase 2: Diseño del evento
En este paso se desarrolla el plan estratégico y primer diseño del evento, este debe contener la estructura general así como todos los aspectos importantes, una vez reunidos se puede comenzar la difusión debido a que este aspecto es muy relevante para determinar el éxito del proyecto es mejor hacerlo con antelación.
Fase 3: Distribución de la organización
Durante este periodo se distribuye el presupuesto general del evento con el fin de disponer de los fondos asignados. Este se puede realizar por áreas, secciones, tareas o periodos; una vez que se estableció se lleva a cabo la firma de los acuerdos comerciales con los distintos patrocinadores y colaboradores.
Fase 4: Ejecución ¡llegamos a la meta!
Finalmente en este periodo llevamos a cabo el plan operativo, en el cual se ejecutan todas las tareas y responsabilidades previstas, se activan las relaciones establecidas y se utilizan todos los recursos planificados.
¡Muy bien, ahora conoces la forma de gestionar a tu equipo y las fases más óptimas para realizar un evento deportivo! pero para que no se te escape ningún elemento en tu planeación, veamos algunas acciones igual de importantes que no debes olvidar de implementar.
Aspectos a considerar en un evento deportivo
Quizás ahora te encuentres sumamente inspirado y con muchas ganas de comenzar pero debemos asegurarnos de que no olvides ningún elemento. Estos son algunos aspectos imprescindibles que debes considerar en la organización de todo tipo de evento:
1. Define tu destinatario
Acota lo más posible el público al que vas dirigido ya que gran parte de la organización depende de este punto, por ejemplo; no es lo mismo un evento deportivo para niños que uno para adultos, además hay un sin fin de posibilidades entre las que se encuentran carreras, partidos de fútbol o competencias de ciclismo y los requerimientos cambian dependiendo del evento.
2. Escoge la fecha y horario
Elegir el día y hora de nuestro evento es un aspecto que se relaciona con nuestro público objetivo, trata de evitar que se contraponga con otras actividades o acontecimientos relevantes que perjudiquen la asistencia de nuestros invitados o espectadores.
3. Determina la duración del evento deportivo
Saber cuánto tiempo durará es muy importante, no solo debes tomar en cuenta las duraciones de las actividades deportivas, sino además la bienvenida, clausura o intervenciones publicitarias de patrocinadores, socios o accionistas; estos factores deben planearse estratégicamente para evitar que los asistentes o espectadores se desesperen.
4. Ten objetivos claros a todo momento
Desde las primera fase de planeación debes tener en claro cuáles son tus motivos y metas para organizar este evento, así como lo que esperas, de esta manera cada acción que realices perseguirá en todo momento tus objetivos y podrás obtener los resultados deseados.
5. Precios bien calculados
Otro paso primordial es hacer el costeo general del evento y verificar que genere ganancias, en este punto se establece el presupuesto con el que contamos, posibles patrocinadores y gastos de difusión.
6. Contratación del personal
Lo vimos a fondo en un apartado anterior, sin embargo, no olvides que lo más importante es tomar en cuenta las necesidades del evento y a partir de ahí determinar la cantidad de personal y el perfil laboral que requieres, solo de esta manera podrás cubrir todas las necesidades.
7. Servicios adicionales
Según el tipo de evento deportivo también se determinarán los servicios extra que debes contratar, un ejemplo puede ser el requerimiento de catering que ofrezca aperitivos y bocadillos en un partido de fútbol.
La organización de eventos tiene el principal objetivo de satisfacer a los asistentes, si llevas a cabo estos pasos para coordinar y liderar un evento deportivo seguramente saldrá muy bien, no olvides instruirte constantemente y lograr todo lo que te propongas.
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