5 errores que debes evitar cuando organizas un evento
Sin importar el trabajo que tengas, hay que tener siempre presente que se pueden llegar a cometer errores, pero también se puede estar dispuesto a aprender de ellos. Sin embargo, cuando hablamos de la organización de eventos, este tipo de inconvenientes pueden resultar bastante problemáticos, debido a la cantidad de gente presente y las posibles afectaciones a futuro. Entonces, ¿cómo se pueden evitar los errores al organizar un evento y así lograr un acontecimiento impecable de principio a fin? A continuación, lo descubrirás.
¿Qué hacer y qué no hacer en un evento?
Antes que nada, ¿qué es lo que entendemos por evento? Este término se utiliza para referirse a una reunión o encuentro multitudinario en el que se realizan diversas actividades dependiendo del tipo o finalidad del mismo. Este puede ir desde una ocasión empresarial o formal, hasta celebraciones entre familiares o amigos.
Al ser un acontecimiento que puede reunir a una gran cantidad de personas y en el que se lleva a cabo un gran número de acciones simultáneas, como el catering y la venta de productos, los errores o imprevistos pueden surgir en el momento menos esperado. Entonces, ¿cómo se puede evitar algo que forma parte del proceso mismo? Fácil, previniendo o llevando un control entero del evento desde el principio hasta el final.
Para lograr esto, es necesario tener en cuenta diversos aspectos:
- Delimita previamente con tu cliente o clientes el presupuesto del evento.
- Establece la fecha y el horario en los que se llevará a cabo el evento.
- Identifica el lugar donde se realizará el evento y analiza su espacio, características y desventajas.
- Realiza la cobertura o promoción del evento pactada con tu cliente o clientes.
También es importante establecer desde un principio aquellos aspectos o acciones que debes evitar:
- No tener con antelación un plan de acción claro y adecuado para el evento que organizarás.
- Improvisar en alguna tarea debido a la falta de formalidad.
- No mostrar tu estilo o sello en el evento, copiar aspectos de la competencia o repetir muchos detalles de celebraciones anteriores.
- No hacer una evaluación de satisfacción para conocer los factores a tener en cuenta en eventos futuros.
A pesar de lo simple que pueda parecer, lo cierto es que la organización de un evento requiere lo mejor de cada persona. Por ello, es necesario prepararse profesionalmente con docentes capacitados y un programa de estudios completo y actualizado como el de nuestro Curso de Event Manager. Atrévete a pensar en grande y comienza a forjar tu carrera en este campo.
Los errores más comunes que se cometen al organizar un evento
Aunque esto pueda parecer injusto, los errores de los organizadores de eventos serán generalmente los de mayor repercusión o impacto. Cualquier imprevisto o acontecimiento negativo que pueda surgir será atribuido directamente a la encargada o encargado de la ocasión. Pero antes de que se te ocurra declinar o elegir otra labor, déjanos decirte que todos estos inconvenientes pueden evitarse si conoces los 5 errores comunes en la organización de eventos.
Falta de permisos o licencias
Puede sonar como un auténtico relato de terror, pero existen casos en los que un evento, totalmente listo para llevarse a cabo, puede cancelarse debido a la falta de licencias o permisos. Para evitar esto, ten en cuenta el lugar, la fecha y el horario. Evalúa si es necesario solicitar alguna licencia con el fin de evitar problemas con las autoridades o el público en general.
No establecer metas u objetivos
Todo evento, por más sencillo que parezca, perseguirá siempre una serie de metas u objetivos a alcanzar. La mejor forma de establecer estos puntos es aplicando la fórmula SMART:
- Específico (specific)
- Medible (measurable)
- Alcanzable (achievable)
- Relevante (relevant)
- Delimitado en el tiempo (time oriented)
Esta fórmula puede ayudarte a medir el éxito y la satisfacción de los asistentes, así como a verificar que todo se realizó de la mejor manera, y constatar que se cumplieron con las expectativas
Carecer de un equipo óptimo de trabajo
Por más eficiente que seas, nadie podría realizar un evento sin colaboradores. Si quieres que todo salga perfecto, será necesario que te rodees de un equipo de trabajo adecuado y confiable. Esto te ayudará a delegar responsabilidades y tareas, lo que te permitirá mantener el control del evento y garantizar el éxito del mismo.
Omitir el público objetivo del evento
Definir el público objetivo es inclusive más importante que determinar el lugar y la fecha del evento. Conocer con anticipación a quién va dirigido te ayudará a definir el estilo, las características y otros aspectos para la ocasión. Recuerda que cada segmento tiene sus propias necesidades y no podrás satisfacer a un grupo de niños si diseñaste un evento formal o empresarial.
Fallas en los aspectos tecnológicos o digitales
Seamos sinceros, hoy en día no existe un evento que deje de lado la tecnología para llevar a cabo sus actividades. Y es que no solo se trata de un complemento o recurso extra, sino que se ha convertido en un pilar fundamental para lograr el éxito mediante elementos visuales como el sonido, la iluminación, entre otros. Por este motivo, es sumamente importante realizar una revisión entera de este campo antes de que empiece el evento y constatar que todo funciona correctamente. Puedes valerte también de profesionales en el campo y organizar todo previamente.
Adicional a todo lo anterior, no olvides que el presupuesto para un evento es el punto de partida para realizarlo. Es importante que siempre te mantengas al margen de este y no rebases los límites, a menos que tu cliente decida hacer lo contrario.
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¿Cómo evitar los imprevistos?
Conocer los principales errores a evitar cuando planeas un evento a veces no basta para lograr el evento perfecto. Recuerda que puedes recurrir a diversas estrategias como:
- Crea un plan de emergencia ante cualquier imprevisto o error. Esto te ayudará a ofrecer una alternativa rápida y eficiente ante cualquier problema.
- Infórmate sobre el clima o temperatura que habrá el día del evento.
- Diseña un cronograma de actividades que te permita controlar cada actividad a realizar y cumplir con el tiempo estipulado del evento.
- Mantén una comunicación activa con tu equipo de trabajo. Esto podrás hacerlo mediante un chat grupal o incluso a través de radios o comunicadores especiales.
¿Qué estudiar para ser organizadora u organizador de eventos?
Organizar un evento o emprender un negocio de organización de eventos no es tarea sencilla. Ten presente que se trata de un proceso que requiere de gran esfuerzo, responsabilidad, sacrificio, habilidades, conocimientos y pasión.
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