¿Cómo enviar cotizaciones por correo electrónico?
Una parte fundamental del proceso de ventas de cualquier negocio es la cotización. Y es que sin la redacción adecuada de este documento, la compra o venta de un producto o servicio podría no realizarse.
Si tienes un negocio y aún no sabes realmente cómo crear esta solicitud, aquí te mostraremos cómo redactar un correo para una cotización y así podrás presentarla de manera profesional y convincente al cliente. ¡Sigue leyendo!
Introducción
Conocemos como cotización al documento informativo realizado por el área de ventas de una empresa. Su principal objetivo es detallar minuciosamente el precio de un bien o servicio y enviarlo como respuesta a la petición de un cliente que desee negociar.
Una cotización también sirve para generar informes con el fin de conocer los servicios o productos más solicitados por parte de los clientes. Sin embargo, este documento no sirve como un comprobante de ingreso, ya que el cliente será quien decida si desea aceptar o denegar el precio entregado.
¿Qué debe contener una cotización por correo?
A diferencia de otros documentos que forman parte de la negociación entre cliente y empresa, la cotización no cuenta con validez fiscal. En cierto sentido, se trata de un documento ordinario que, si se realiza correctamente, puede convertirse en el “gancho” que necesita la empresa para asegurar la venta de un producto o servicio.
Todo negocio recibe a diario decenas de solicitudes de cotización de clientes que llegan hasta el establecimiento presencialmente. Sin embargo, y a raíz de la aparición de la pandemia del Covid-19, se ha hecho cada vez más común recibir peticiones de cotizaciones a través de WhatsApp o correo electrónico.
La pregunta que surge entonces es: ¿cómo enviar una cotización y qué debe contener? Aquí te mostraremos:
- Nombre de la empresa o negocio.
- Ciudad, estado y país de la sucursal, así como la dirección del sitio.
- Fecha de expedición de la cotización.
- Nombre de la persona a quien va dirigida la cotización.
- Nombre del producto o servicio a solicitar.
- Descripción del producto o servicio.
- Precio por unidad y por el número solicitado.
- Notas adicionales (en caso de requerirse).
- Vigencia de la cotización.
¿Cómo se redacta una cotización por correo?
Como mencionamos anteriormente, una cotización por correo electrónico puede ser una excelente forma de contestar la petición o solicitud de tus clientes profesional e instantáneamente. Sin embargo, y por más fácil que parezca, para redactar una cotización debes tener en cuenta ciertos aspectos que asegurarán su cometido: convencer al cliente.
Redacta una introducción
Antes de comenzar con lo importante, las cifras y precios de tu producto o servicio, no olvides redactar una introducción que le de la bienvenida al cliente a tu empresa. Recuerda ser breve y conciso en este apartado, pues si la haces muy larga, perderás el interés del cliente.
Personaliza el mensaje
No porque sea un documento en el que se detalle el precio de algún producto o servicio significa que deba parecer un escrito oficialista o demasiado recto. Dale personalidad al mensaje y dirígete a tu cliente de forma amena y cordial. Recuerda mantener el tono de negociación en todo momento e imprimir el lenguaje de tu empresa.
Incluye detalles principales de tu producto o servicio
El precio solo puede ser uno, pero la descripción de tu producto o servicio puede variar o adaptarse de acuerdo al estilo de tu mensaje. No olvides ser directo y mostrar lo mejor de tu producto o servicio, así como algunos beneficios del mismo. Recuerda también incluir la disponibilidad y los gastos de envío, en caso de que se requiera.
Crea un cierre
De la misma manera en que cuidaste cada aspecto de tu introducción, debes hacerlo en tu cierre. Te recomendamos crear uno en el que se note tu disposición y atención hacia el cliente, así como una invitación a seguir cotizando otros elementos.
Usa recursos visuales
Al ser un correo electrónico, puedes apoyarte en recursos visuales para brindar profesionalismo e imagen a la cotización. Puedes añadir imágenes del producto o servicio en diversos ángulos, algún recurso extra como infografías o imágenes de apoyo,y el logo de tu marca.
Ejemplos de cotizaciones por correo electrónico
A pesar de todas las recomendaciones sobre cómo redactar una cotización, siempre quedarán algunas dudas que despejar. Si quieres saber cómo hacerlo de forma adecuada, así como los tipos de marketing que se pueden ajustar a el documento, aquí te mostramos algunos ejemplos de correos de cotización.
Modelo de cotización 1
Asunto: Respuesta a la cotización solicitada
Hola (nombre del cliente)
A nombre de (nombre de la empresa) te agradezco el interés por nuestro (producto o servicio), y a continuación te adjunto nuestra lista de precios.
No dudes en comentarme cualquier inquietud o duda que tengas al respecto a través de nuestro número telefónico (número de teléfono).
Excelente día.
Saludos cordiales (nombre del vendedor)
Modelo de cotización 2
Asunto: Respuesta de la cotización de (nombre del producto o servicio) por (nombre de la empresa)
Hola (nombre del cliente)
Soy (nombre del vendedor) y te saludo cordialmente. (nombre de la empresa) es una empresa líder en el ramo (nombre del ramo o área) que trabaja arduamente para ofrecerte un gran número de servicios y productos como (nombre del servicio o producto) que nos solicitaste conocer.
Nuestro (nombre del servicio o producto) se caracteriza por (breve descripción del producto o servicio).
Por lo anterior, te comparto nuestra lista de precios en donde verás el costo de nuestro (nombre del servicio o producto) de forma detallada.
Por favor hazme saber todas las dudas que tengas al respecto a través de este correo electrónico, llamando a (número de teléfono), o visitando nuestra página oficial y nuestras redes sociales.
Sin más por el momento, te deseo un excelente día y quedo atento a tu respuesta o comentarios.
Saludos cordiales
(nombre del vendedor)
Modelo de seguimiento de cotización
Asunto: Seguimiento a la cotización de (nombre del producto o servicio) de (nombre de la empresa)
Hola (nombre del cliente)
Te saludo cordialmente. Soy (nombre del vendedor) y te escribo de parte de (nombre de la empresa) con la finalidad de hacer un seguimiento a la cotización que solicitaste respecto a (nombre del producto o servicio).
Me gustaría saber si tienes alguna duda o inquietud sobre (nombre del producto o servicio) y las soluciones que puede brindarte.
No dudes en contactarme por medio del correo electrónico o llamar a nuestro (número de teléfono).
Quedo atento a tu respuesta.
Saludos cordiales
(nombre del vendedor)
Conclusión
Como has podido notar, realizar una cotización de algún producto o servicio es un proceso sencillo pero que debe realizarse de manera profesional. Este documento puede ser el gancho para convertir a una persona interesada en un cliente potencial si se realiza de manera correcta.
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