¿Cómo administrar un negocio? Tips de un experto

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¿Emprendiste y ahora quieres saber cómo administrar un negocio? Lo primero que debes hacer es una planeación de todo lo que hay detrás de tu idea, desde los horarios de operación hasta los costos fijos, el mercado meta, las habilidades de venta, entre otros aspectos.

Sí, la lista es un poco larga, pero no te preocupes porque enseguida te explicaré los elementos que hay que considerar en la administración de un negocio pequeño o grande.

Lo que encontrarás en este artículo:

¿Por qué es importante aprender
a administrar un negocio?

Proceso administrativo

Tips para administrar un negocio

¿Por qué es importante aprender a administrar un negocio?

La mala administración de un negocio es el principal punto de fracaso para una empresa emergente, ya que muchas veces empiezan bien generando ingresos por unos meses, pero luego se estancan y terminan en la quiebra. De acuerdo con datos de INEGI, más del 70% de empresas mueren antes de cumplir 5 años de vida.

Para tener éxito en un negocio hay que pensar en mucho más que un producto o servicio de calidad. Hay que conocer y explotar:

1. Mecanismos para usar el dinero de manera eficaz.

2. Hacer operaciones más eficientes.

3. Mejorar en el arte de seleccionar, atraer y retener clientes.

Manejo administrativo de un negocio

Ahora hablemos de las cuatro fases de este:

⚫ Planeación

En esta etapa se establecen los objetivos organizacionales, la misión, visión, políticas, procedimientos, programas y presupuestos generales.

⚫ Organización

Aquí buscamos saber: ¿quiénes lo harán?, ¿cómo lo harán? y ¿con qué recursos? En esta etapa se estructura la empresa, se divide en áreas o ramas, dando forma a su organigrama. También se diseña el manual de la organización y se definen procedimientos específicos.

⚫ Dirección

Pretende ejecutar las acciones de manera eficiente, influyendo en el personal para que se cumplan los objetivos. Comprende conceptos como delegación, comunicación, motivación, liderazgo y relaciones humanas.

⚫ Control

Pretende retroalimentar continuamente al sistema con base en la medición y evaluación de las actividades realizadas, es decir, saber si se han logrado los objetivos y cuáles son los cambios que hay que hacer para logarlos.

Tips para administrar un negocio

1. Puntos de venta

Siempre hay que pensar que en el mundo de los negocios se trata de invertir, así que no consideres como un gasto buscar puntos de venta, sino como una inversión.

Utiliza el apoyo de herramientas externas que ayuden a administrarte mejor, esto no solo le dará una imagen más profesional a tu negocio, sino que también te ahorrará mucho tiempo y esfuerzo para la administración de tu producto y utilidades, así mismo será más fácil llevar un control para cuando tengas empleados que muevan la mercancía.

2. Lleva un registro

Registra todo en una computadora que tenga un software que te permita llevar la administración de tu negocio. Nosotros te recomendamos Eleventa, si estás en México; Loggro, si estás en Colombia; Sage, si estás en Chile; ContaAzul, si estás en Brasil, o cualquier sistema que te permita tener tu negocio bajo control.

Con ayuda de la tecnología podrás generar tus reportes de venta y te será mucho más fácil manejar los datos para la declaración de impuestos. Si no tienes para invertir en algo así, entonces usa lápiz y papel y hazlo a la antigua, aunque recuerda optimizar tu tiempo para invertirlo en áreas que requieren de toda tu atención y evalúa el costo/oportunidad de contratar un software que te ayude versus invertir cientos de horas en labores operativas.

3. Haz inventarios

Realiza un inventario físico de tu almacén. Muchas veces los emprendedores nuevos omiten los inventarios y no le dan importancia, pero es vital para el negocio. Para empezar, debes de organizar el negocio, clasificando y agrupando la mercancía, luego la das de alta en el sistema. Esto te ayudará a llevar un control de venta.

Algunas d elas ventajas que te da tener un inventario son:

Aumentar el número de tus clientes recurrentes
Generar una experiencia de venta más exitosa
Controlas lo que más vendes
Sabes de qué mercancía dispones y qué te hace falta
Reduces las pérdidas de tu mercancía
entre otros beneficios.

4. No olvides la organización

En ocasiones hay productos que no tienen éxito y pasan desapercibidos causando pérdidas. Para que esto no suceda organiza tu negocio por productos y trata cada departamento como si fuera una unidad independiente, así cada uno tendrá sus ingresos, gastos y utilidad. Este método te permitirá tomar la decisión de qué producto producir más o cual sacar de la venta, según la rentabilidad de cada uno.

Recuerda que el producto debe de ser autosustentable, si no lo es, hay un error de captura en el sistema, algún empleado puede estar haciendo robo hormiga o un proveedor está inflando sus precios.

5. Ahorra

Esta práctica te evitará desembolsar capital destinado para otro fin, así mismo te ayudará a invertir constantemente en la mejora de tu negocio. No olvides que es como tu hijo, lo tienes que cuidar y alimentar día con día para que crezca.

Para saber en qué áreas de tu negocio es posible ahorrar, deberás saber qué tienes, qué no, en qué inviertes y en qué no. Durante este proceso será necesario que utilices la tecnología y te asegures de que llevas el método correcto.

Estas son algunas de las claves para ahorrar exitosamente en tu negocio:

Haz un plan de negocios en el que contemples tus gastos a largo plazo y en el que evalúes qué recursos debes invertir para sacar provecho de tus productos o servicios.
Separa los gastos de tu empresa con tus gastos personales.
Conoce tu competencia y encuentra tu propuesta de valor para aumentar tu crecimiento en el mercado.

6. Lleva un control

Haz un corte y reporte diario, de esta forma podrás tomar el control de tu negocio. Lo importante es que sepas cuánto dinero entra y sale de tu negocio para que no agarres demás y lleves a tu negocio a la quiebra.

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Por: Esteban Gómez, docente de Gastronómica Internacional.