Tipos de eventos empresariales que puedes organizar
Los eventos empresariales son organizados por empresas e instituciones con la finalidad de dar a conocer un producto, servicio o marca, así como acercar al personal e incentivar un mejor rendimiento laboral.
La organización de eventos empresariales siempre será una oportunidad para los negocios, las relaciones y la apertura de más canales de comunicación; con estos se intenta estimular la creatividad, la innovación, generar empleos y mejorar las fuentes de ingresos, esto ayuda a que las empresas o negocios puedan ampliar sus horizontes y expandirse.
En el presente artículo aprenderás los tipos de eventos empresariales que puedes organizar y cómo hacerlo ¡continúa leyendo!
Consejos para organizar eventos empresariales
Antes que nada, debes saber que para organizar cualquier tipo de evento la etapa de planificación es la más importante, por lo que deberás tener en cuenta los siguientes aspectos esenciales:
- definir los objetivos que buscas alcanzar;
- determinar el número de invitados que asistirán;
- fijar la fecha, hora y estilo del evento;
- fijar el presupuesto disponible;
- buscar el lugar apropiado;
- seleccionar los servicios y productos necesarios, así como los posibles proveedores;
- elegir los regalos empresariales que darás a los asistentes, y
- realizar un plan de difusión adecuado ya sean medios, Internet o redes sociales.
Ahora bien, encontrarás que existen diferentes tipos de eventos, cada uno con sus características propias. Por consiguiente deberás pensar en las necesidades de cada uno ¡vamos a conocerlos!
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Tipos de eventos empresariales: formales e informales
Los eventos empresariales se organizan a partir de las necesidades, objetivos, metas, presupuesto y detalles que buscas implementar. Están divididos en formales e informales ¡veamos cada uno!
1. Eventos empresariales formales
Estas celebraciones necesitan de una planeación muy bien estructurada, ya que deben cumplir con un protocolo que cubra todos los aspectos importantes como: la decoración, el servicio de alimentos, el lugar donde se llevará a cabo y el código de vestimenta. Algunos de los eventos formales más importantes son:
– Lanzamiento de producto
Este evento se lleva a cabo generalmente cuando una empresa está totalmente constituida y busca difundir en los medios de comunicación, empresarios, socios, clientes y colaboradores un nuevo producto o servicio. Su principal objetivo es conseguir mayor popularidad y mejor posicionamiento.
– Presentación de una marca
Este tipo de evento lo realizan las empresas que se desempeñan en un solo rubro, pero que al mismo tiempo tienen diversos productos para las necesidades de cada consumidor; por ejemplo, una compañía de telefonía celular.
– Convenio entre empresas
Es uno de los eventos más complicados, ya que necesita ser perfecto en todos los sentidos. Se lleva a cabo cuando dos empresas realizan un convenio, abren nuevas vías de comunicación o hacen una fusión para crecer.
En un principio, el ambiente puede tornarse un poco hostil, por lo que nuestro objetivo será crear una atmósfera agradable y confortable en la que ambas partes se sientan tranquilas. El servicio de alimentos y bebidas debe estar en sintonía con los objetivos de la reunión, propiciando un ambiente cordial.
– Fiesta de fin de año
Muchas personas creen que la organización de la fiesta de fin de año es sencilla, pero la verdad es que los jefes, colaboradores y/o socios, siempre se encuentran muy al pendiente de este tipo de celebraciones. Debes ser muy cuidadoso con aspectos como: la comida, los cócteles y el baile.
En este evento debemos dar instrucciones precisas a los meseros, capitanes y gerentes, para que sirvan las bebidas alcohólicas de forma moderada y mantengan el lugar limpio.
– Aniversario de la empresa
Este tipo de evento puede ser tan formal o informal como el cliente lo solicite. Es posible realizar dos tipos de celebraciones:
- En la modalidad formal asisten las personas con puestos importantes en la empresa, dependiendo de la jerarquía que ostentan en la organización.
- En la modalidad informal se invita a todos los colaboradores, clientes o personas similares.
En ambas debemos crear una atmósfera muy especial, ya sean altos ejecutivos como miembros generales de la empresa. Todos deben sentirse consentidos para así avivar el espíritu de pertenencia a la empresa.
– Congresos
Es uno de los eventos con mayor logística. Los congresos deben mostrar la mayor seriedad posible, debido a que implican el traslado de muchas personas y el tiempo suele ser muy justo; en este tipo de organización, debemos tener una agenda y una línea de tiempo (time line) lo más detallada posible, posteriormente compartirla con todos los colaboradores con el propósito de tener cada movimiento sincronizado.
También dependerá de la temática que se aborde en cada congreso; por ejemplo, no es lo mismo realizar un congreso de médicos que uno de ventas, por esta razón es importante, desde el principio, establecer las necesidades, la capacidad que se requiere y los patrocinadores que habrá.
Lugares para eventos empresariales formales
Regularmente, este tipo de eventos se realiza en salones o locales especiales para reuniones como: congresos, conferencias, simposios, cursos de capacitación, aniversarios y todo tipo de eventos corporativos. Los colores de la decoración deben ser sobrios y crear un ambiente armonioso.
2. Tipos de eventos informales
Los eventos informales no se rigen por un protocolo, son más abiertos en aspectos como el servicio de alimentos, la decoración, la vestimenta y el lugar; además, la mayoría de estos eventos son pequeños y de duración corta o mediana.
Los eventos corporativos que tienen un corte informal suelen ser:
- conferencias;
- reuniones;
- seminarios;
- ferias;
- exposiciones y,
- juntas de accionistas
Lugares para eventos empresariales informales
Los lugares para realizar este tipo de eventos se escogen con el fin de despejar la mente y respirar una energía vibrante y revitalizante. La decoración suele ser llamativa y juega con elementos como las mesas, los adornos y los colores.
La organización de eventos es una labor crucial, ya que influye en el mensaje de la empresa y el trato con sus empleados o clientes; por lo tanto debes cuidar que las características del evento cubran las necesidades, el objetivo y el giro que manejan. A partir de estos elementos tomaremos el presupuesto disponible y planificaremos cómo conseguir los proveedores, el servicio de los meseros, distribuidores de alimentos y bebidas, florería, mantelería, fotógrafos, lugar del evento, entre otras características que lo llevarán al éxito.
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