¿Qué es y qué hace un coordinador de eventos?
Para que un evento sea único se requiere de organización, planeamiento y logística, pero también de creatividad, buenas ideas y entusiasmo. Es fundamental contar con una persona que pueda llevar adelante todos los pasos necesarios y garantice que se cumplan las expectativas y deseos del cliente.
Si te interesa la planificación y quieres convertirte en un coordinador de eventos aquí te contamos todo lo que necesitas saber sobre las funciones de un organizador de eventos.
¿Qué es un coordinador de eventos?
Un coordinador de eventos es la cabeza de la organización de un festejo. Es la persona encargada de que la celebración o cualquier otro tipo de evento se presente de manera óptima. Puede tratarse de eventos masivos, medianos o pequeños y sus clientes pueden ser compañías privadas, organizaciones o particulares que deseen festejar a sus invitados de forma especial.
En muchas ocasiones, su fin puede ser el entretenimiento o la celebración, como es el caso de la fiesta de fin de año, pero también puede tratarse de eventos más serios como convenciones o encuentros profesionales.
¿Cuáles son sus funciones?
Como imaginarás, el trabajo a realizar antes de un encuentro se puede delegar a más de una persona, pues hay mucho por hacer y sería prácticamente imposible cumplir con todos los puntos de forma individual.
Tener un organizador de eventos es clave para que todo salga a la perfección. Debe haber alguien que tenga todo el plan en mente y que pueda responder ante cualquier adversidad. En este caso, el organizador será la persona que se desempeñe como cabeza del equipo de trabajo y coordine las diferentes tareas.
A continuación te detallaremos algunas de las habilidades que debe tener un buen organizador de eventos:
Comprender la idea del cliente
Para comenzar, debes reunirte con la persona que te está contratando y conocer a detalle qué es lo que tiene en mente. Debes indagar sobre las particularidades del evento, para lo cual te recomendamos que pienses de antemano estas preguntas y las lleves por escrito, de esta manera, no perderás ningún detalle.
Puedes preguntar el número de asistentes, el tipo de evento, el catering ideal, la duración estimada y el objetivo a alcanzar. No olvides consultar cuál es el presupuesto total del evento, y con esto podrás hacerte una mejor idea sobre el alcance del mismo.
Realizar propuestas
Es probable que tu cliente tenga una idea general del evento, pero tu tarea será brindar diferentes propuestas que complementen el proyecto que se te ha descrito. Averigua opciones, precios y elabora un presupuesto para cada una. Tu cliente deberá validar tus propuestas antes de que comiences a planificarlas, así que procura tener dos o tres proyectos diferentes para brindarle más opciones.
Si quieres realizar un mejor trabajo, debes estudiar de antemano todas las generalidades sobre la planificación de eventos. Procura conocer cómo realizar el montaje de las mesas y mantén la mente abierta para brindar un entretenimiento inolvidable.
Planificar los detalles
Cuando ya tengas la propuesta a desarrollar, debes profundizar en los detalles. Considera el tiempo que tienes hasta la fecha del evento, contacta los servicios que necesitas, arma un horario y asigna roles a tu equipo de trabajo.
Una vez que lo tengas todo pensado, preséntale el plan final a tu cliente para que puedan revisarlo juntos. Esto no solo es una de las funciones del organizador de eventos, pues también te hará ver más profesional y podrás resolver las posibles dudas y malentendidos. ¡Adquiere todos los conocimientos que necesitas con nuestro Curso de Event Manager!
Organizar la logística
Otra de las funciones del organizador de eventos es cuadrar la logística del día de la celebración. Es probable que hayas contratado servicios como la comida o la seguridad, por lo que tendrás que coordinarlos y administrar los equipos de trabajo.
Recuerda hablar con todos para transmitirles la idea general del evento y el comportamiento esperado para cada uno. La gestión del tiempo es otro punto clave que no debes dejar de lado.
Responder ante cualquier inconveniente
Una de las funciones de un organizador de eventos es estar allí ante cualquier contratiempo para brindar respuestas y ofrecer soluciones. Serás la persona responsable de que todo salga de acuerdo a lo esperado, y harás que los asistentes se sientan cómodos con tu servicio.
Perfil de un organizador de eventos
Ahora que ya sabes un poco más sobre las funciones de un coordinador de eventos, quizás quieras dedicarte a esa profesión. Sigue leyendo y conocerás las características principales que debes tener para convertirte en la respuesta a lo que tus clientes buscan.
Organización
Las funciones de un coordinador de eventos dejan claro que un pilar fundamental de su perfil tiene que ser la organización, pues sería imposible llevar a cabo las ideas del cliente si no se tiene claridad en lo que se debe hacer. Adicionalmente, la planificación será determinante para dar orden a todas las personas involucradas en el evento.
Un coordinador debe estar atento a los detalles y tenerlos en mente siempre. Solo así se podrá estar preparado ante cualquier inconveniente o contratiempo.
Creatividad
Lograr un evento memorable es parte de las funciones de un coordinador de eventos. Para lograrlo es clave ser creativo y poder pensar en ideas únicas. Tu cliente debe sentir que su evento no es como los otros.
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Responsabilidad
La coordinación de eventos conlleva necesariamente un gran sentido de la responsabilidad. Después de todo, el cliente está dejando en tus manos una tarea muy importante que espera que salga perfecta.
Como organizador debes ser responsable y tener todo pensado de antemano. Toma el asunto con seriedad.
Empatía
Un punto al que no se le debe restar importancia es la empatía. Ponerse en el lugar del cliente, comprender su idea y entender sus necesidades son una parte fundamental de las funciones de un coordinador de eventos.
Conclusión
Ahora ya conoces más detalles sobre lo que significa ser un coordinador de eventos, sus funciones y sus características. Esta es una ocupación desafiante pero muy entretenida, y puede ser la respuesta para el emprendimiento que estás buscando.
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