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La importancia de llevar registros contables en nuestro negocio

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Todo negocio necesita llevar un diario de sus finanzas, pues es el lugar en el que se consignan todos los movimientos de dinero y las operaciones comerciales realizadas. En pocas palabras, es la base que permite controlar la situación financiera real de la empresa.

Esa información por lo general es recopilada en cuadernos especiales, los cuales constituyen lo que se conoce como registros contables de la empresa. A ellos se acude para analizar los futuros movimientos, e incluso para demostrar la transparencia de las operaciones, en caso de una auditoría fiscal.

Sin esta información, es prácticamente imposible saber si el negocio es rentable o cuáles son los cambios que se deben hacer para equilibrar las finanzas. De ahí la importancia de aprender cómo llevar la contabilidad de un negocio. 

Si te interesa aprender más sobre este tema, en este post descubrirás consejos invaluables junto a nuestros mejores expertos ¡Sigue leyendo!

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¿Qué es la contabilidad de un negocio?

La contabilidad es una rama de las finanzas encargada de analizar y dar seguimiento a las partidas económicas y financieras de una empresa. Se nutre con datos minuciosos y gracias a esto puede mejorar muchos ámbitos del negocio. 

Tomando en cuenta lo anterior, quienes llevan la contabilidad de un negocio deben saber:

  • Qué cantidad de insumos se adquieren mensualmente.
  • Cuál es el valor del material de trabajo.
  • A quién o quiénes se les compran estos materiales.
  • La fecha de compra de dichos insumos.
  • Los pagos hechos a los proveedores. 

Por supuesto, la información depende de las actividades comerciales de cada empresa. Pero en términos generales, estos son algunos de los ítems importantes que te darán una idea de cómo llevar la contabilidad de un negocio.

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La importancia de llevar registros contables en nuestro negocio

Como ya hemos mencionado, los registros contables contienen la información de los gastos e ingresos de cada negocio. Dedicar tiempo a completarlos y tenerlos al día te permitirá:

Definir costos de producción 

Para realizar una acertada estrategia de precios debes calcular el costo de producción; es decir, los gastos necesarios para sacar un producto u ofrecer un servicio. Esto implica el valor de la materia prima, los servicios, la mano de obra y el traslado, entre otros datos que forman parte del registro contable. 

Poder fijar precios en función de la rentabilidad esperada es uno de los grandes beneficios de la contabilidad.

Tomar decisiones acertadas

Saber cómo llevar la contabilidad de un negocio facilita la toma de decisiones. Contar con los datos reales te ayudará a realizar un mejor análisis de las finanzas de tu negocio y de esta forma podrás invertir inteligentemente. Por ejemplo:

  • Adquirir un nuevo sistema de facturación. 
  • Conseguir un financiamiento para expandir las operaciones. Más precisamente, analizar si te conviene más un crédito o un préstamo

Aprobar auditorías fiscales 

Este tipo de inspecciones se realizan cada cierto tiempo y es la forma que tiene el Estado de verificar que las empresas cumplen con sus obligaciones tributarias. Su incumplimiento implica sanciones que podrían perjudicar la estabilidad del negocio e incluso su cierre temporal. Todo depende de las normativas vigentes de cada país.

Para llevar a cabo esta inspección es necesario contar con los registros fiscales de la empresa. Por esta razón, si deseas emprender, es importante que sepas cómo llevar la contabilidad. 

Sumar inversores

Muchos negocios necesitan ayuda externa si quieren seguir creciendo. Por ejemplo, puedes buscar inversores interesados en tu modelo de negocio y convencerlos de invertir en él. En este sentido, si hay algo que vende más que una presentación impecable, son los números claros. 

Cuando sabes cómo llevar la contabilidad y crear un registro adecuado, también puedes desarrollar estrategias para lograr el éxito financiero. 

Conocer el estado del negocio 

La única manera de saber si los objetivos se están cumpliendo es con una revisión constante del estado del negocio. Esto es, básicamente, analizar costos, márgenes de ganancia, cómo están las ventas. ¿Dónde está toda esa información ? Así es, en los registros contables. 

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Conceptos que debes conocer sobre la contabilidad de un emprendimiento

Si estás iniciando un negocio y quieres llevar los registros contables, existe una serie de conceptos claves que te serán de utilidad para empezar. Por ejemplo, saber qué es el interés en finanzas. Veamos otros términos importantes:

Patrimonio 

Hace referencia al conjunto de bienes y/o recursos con los cuales cuenta una empresa. Está constituido por:

  • Activos, son los bienes y derechos de la empresa.
  • Pasivos, los compromisos u obligaciones adquiridas.
  • Patrimonio neto, los recursos reales de la empresa después de haber restado los pasivos. 

Todos estos conceptos los aprenderás a diferenciar mejor cuando sepas cómo llevar la contabilidad. 

Balance general

Es un documento contable en el cual se detallan todos los activos, pasivos y el patrimonio neto de la empresa. 

Capital

Este término es muy usado en finanzas, así que seguro lo habrás escuchado muchas veces. En materia contable, hace referencia al dinero o activos (propiedades, inversiones, acciones, infraestructura) que posee una empresa. 

Cuentas

Las cuentas son herramientas usadas para clasificar y registrar los movimientos realizados por la empresa. Se crean con diferentes finalidades, aunque se puede decir que su principal función es clasificar la información financiera de la empresa para acceder a ella de manera oportuna. 

Estos y otros conceptos los podrás aprender en nuestro curso sobre Cómo llevar la contabilidad de un negocio

Conclusión

Ahora ya sabes que los principales beneficios de la contabilidad tienen que ver con ayudarte a administrar mejor cada recurso de tu negocio, identificar cuándo es un buen momento para arriesgarse, o determinar si es hora de hacer recortes de presupuesto. 

En este artículo has aprendido las bases de la contabilidad de una empresa, pero todavía queda mucho por descubrir. Si quieres profundizar en el tema y obtener todas las herramientas necesarias, el Diplomado en Finanzas para Emprendedores te ayudará a conseguirlo.

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Susana Acosta Maldonado
Docente en Emprendimiento